Missä vaiheessa ryhmäsi on ja mitä se kaipaa juuri nyt?
Olemme Jalotuksella oppineet, että toimintamme on kehittynyt ja kehittyy jatkuvasti siihen osallistuvien tekijöiden näköiseksi. Aina kun mukaan tulee uusia jäseniä, ryhmädynamiikka muuttuu hieman ja ryhmäytymisen prosessi alkaa jossain määrin uudelleen. Jaamme tässä blogissa muutaman tärkeän oivalluksen jokaiselle ryhmän vetäjälle tai sellaisen jäsenelle ryhmäytymisen eri vaiheiden tueksi.
Kestävä tiimi on sellainen, joka on avoin uusille vaikutteille ja jossa jokainen puhaltaa yhteen hiileen, yhteistä määränpäätä kohti. Yhteinen matka ei välttämättä ole täysin kivuton mutta mitä valmiimpi on kohtaamaan haasteet yhdessä, sitä vahvempi ryhmästä tulee ja sitä paremmin se kestää myös muun maailman heittämiä haasteita.
Löydät alta Transition Networkin inspiroiman ja amerikkalaisen psykologian professori Bruce Tuckmanin 1960-luvulla kehittämään teoriaan pohjautuvan kuvauksen ryhmädynamiikasta. Sen avulla saatat ymmärtää, mitä vaihetta ryhmäsi tällä hetkellä elää ja saada oivalluksia dynamiikan kehittämiseen.
Innostuksen vaihe
Tässä vaiheessa kaikki tuntuu innostavalta, jännittävältä ja mielenkiintoiselta. Tulevaisuus on täynnä mahdollisuuksia ja kaikki tulevat hyvin toimeen. Ryhmäläiset ajattelevat hyvää toisistaan ja uskovat ryhmänsä mahdollisuuksiin. Ryhmäläiset saattavat ihmetellä, mikseivät kaikki tiimit toimi näin sujuvasti yhdessä. Läpitunkevan innostuksen taustalla on kuitenkin usein se, ettei ryhmässä olla vielä jouduttu sopimaan yhteisestä kulttuurista eikä kohdattu eroavaisuuksia ja erimielisyyksiä. Tulevaan varautuessa on tärkeää, että ryhmänne:
Käyttää aikaa toistenne kohtaamiseen ja kuuntelemiseen.
Luo jaetun tarkoituksen olemassaololleen.
Tutustuu toisiinsa: Miten kukin henkilö reagoi stressiin, mistä he välittävät, kuinka taitavia he ovat jakamaan ajatuksiaan ja tunteitaan? Mitä he tarvitsevat tullaksensa kuulluksi?
Sopii sisäisestä viestinnästä ja pyrkii luomaan läpinäkyvän keskustelukulttuurin, jossa kaikki tieto on kaikkien saatavilla.
Sopii rakenteista, jotka auttavat ryhmää toimimaan, kun kiistatilanteita tai erimielisyyksiä syntyy.
Luo sopimukset erityisesti päätöksenteosta ryhmän sisällä.
Tunnustaa, että sen sijaan, että hyppää aina uuteen ja kiinnostavaan asiaan, on tärkeää keskittyä ja saattaa loppuun se, mikä on nyt käsillä.
Jännitteiden vaihe
Alkuinnostuksen jälkeen ryhmädynamiikkanne voi tulla haastetuksi. Ihmisten väliset jännitteet kasvavat ja vastuurooleissa olevia ihmisiä aletaan haastaa. Asiat voivat tuntua hankalilta, epämukavilta ja häiritseviltä, erityisesti niille, jotka eivät pidä konflikteista. Tämä vaihe on kuitenkin tärkeä. Jos ryhmänne pystyy navigoimaan jännitteiden läpi, se on paljon vahvempi ja sietokykyisempi jatkossa. Konfliktien seurauksena ryhmään syntyy luottamus, joka mahdollistaa sen, että ihmiset kokevat voivansa haastaa ja olla eri mieltä toistensa kanssa.
Kun olette jännitteiden keskellä, kokeilkaa esimerkiksi näitä keinoja:
Opetelkaa aktiivisen kuuntelun taitoja, jotta jokainen kokee tulevansa kuulluksi.
Varmistakaa, että ymmärrätte toistenne sanat ja pyrkimykset esimerkiksi toistamalla toisillenne takaisin: "mitä kuulin sinun sanovan on..."
Pyytäkää hankaliin keskusteluihin mukaan puolueeton puheenjohtaja tarpeen vaatiessa.
Harjoitelkaa kärsivällisyyttä ja välttäkää keskusteluita ja päätöksiä, jos olette voimakkaassa tunnetilassa.
Muistuttakaa itseänne ryhmänne jaetusta tarkoituksesta ja tarkastelkaa konfliktin merkitystä tarkoituksen näkökulmasta.
Hyväksykää, jos jännitteet johtavat poistumisiin. Konflikti auttaa ihmisiä tarkastelemaan omia prioriteettejaan ja jos ryhmän jäsenyys ei sovi niihin, sekin on ok.
Miettikää, miten voitte ehkäistä vastaavia jännitteitä jatkossa. Tämä on yleensä se hetki, kun tarve prosesseille ja rakenteille tuntuu voimakkaimmin, hyödyntäkää se.
Järjestäytymisen vaihe
Tässä vaiheessa ryhmä alkaa luoda yhteisiä työskentelytapoja, määrittää rooleja ja vastuita, sopia prosesseista ja kokoustarpeista. Kaikki ryhmän jäsenet ottavat vastuuta ryhmän menestyksestä.
Tämä vaihe onnistuu parhaiten, kun:
Yhteiset toimintatavat sovitaan yhdessä ja kaikki pääsevät vaikuttamaan niihin.
Toimintatavat kirjataan ylös jollain tapaa, jotta niitä voi tarkistaa halutessaan.
Pyritte tekemään toiminnasta mahdollisimman yksinkertaista sen sijaan, että luotte monimutkaisia rakenteita ja prosesseja.
Kaikki ovat sitoutuneita jaettuun tavoitteeseen ja valmiita kantamaan oman vastuunsa.
Kunnioitatte niidenkin ihmisten tähänastista panosta, jotka päättävät tässä kohtaa jättää ryhmän.
Suorittamisen vaihe
Tässä vaiheessa koette olevanne tehokkaita ja asiat sujuvat helposti. Huomaatte ryhmänne olevan osaava ja motivoitunut, ja jokainen hoitaa roolinsa ja tehtävänsä. Sisäinen viestintä toimii ja ihmiset työskentelevät hyvin yhdessä. Päätöksenteko sujuu ketterästi ja asiat etenevät. Eroavaisuudet ja erimielisyydet nähdään osana hyvää ryhmädynamiikkaa ja niiden avulla kehitetään toimintaa. Saavutuksia juhlitaan säännöllisesti, ja samalla annetaan tilaa pohtia, minne ryhmä haluaisi mennä tulevaisuudessa.
Irtipäästämisen vaihe
Jossain vaiheessa saattaa käydä myös niin, että ryhmäsi aloittamat projektit epäonnistuvat, ihmiset lähtevät ryhmästä tai koko ryhmän toiminta pysähtyy jostain syystä. Näitäkin vaiheita on tärkeä kunnioittaa niille sopivilla tavoilla. Jos yksi tai useampi henkilö lähtee, pidä läksiäiset, anna lahja tai kirjoita kortti. Jos ryhmä lopettaa toimintansa, järjestä yhteinen tapahtuma juhlistaaksesi kaikkea saavuttamaanne. Luo tila menetyksestä ja surusta keskustelemiselle. Hoida lopetukseen liittyvä byrokratia asianmukaisesti niin, ettei se jää vaivaamaan tai asetu esteeksi tulevien ryhmien tai hankkeiden perustamiselle.